Gemeinsam für Compliance!

Compliance bei der Westfalen Gruppe

Wir verstehen Compliance nicht nur als die schlichte Befolgung von Regeln, sondern vielmehr als das Herzstück unserer Unternehmenskultur. Indem wir ethische Standards und gesetzliche Vorgaben umsetzen, schaffen wir die Grundlage für unseren Unternehmenserfolg und unsere Integrität. Dies ist entscheidend für die langfristige Entwicklung der Westfalen-Gruppe und stärkt das Vertrauen unserer Kund:innen, Geschäftspartner:innen und Mitarbeitende.

Foto vom Vorstand der Westfalen AG & Co. KG: Dr. Meike Schäffler, Dr. Thomas Perkmann (Vorsitzender), Jesko von Stechow

Organisatorische Verantwortung für Compliance in der Westfalen-Gruppe

Unser Management-Ansatz im Bereich Compliance ist geprägt von einem klaren Bekenntnis zur Führung mit Integrität und Transparenz. Wir setzen proaktive Compliance-Maßnahmen ein, um die Einhaltung unserer geltenden internen Regeln und gesetzlichen Vorgaben in allen Unternehmensbereichen zu unterstützen.

An der Spitze der Compliance-Organisation der Westfalen Gruppe steht der Vorstand und innerhalb des Gremiums der Chief Finance Officer. Der Leiter der Abteilung „Legal & Compliance“ unterrichtet den Vorstand regelmäßig über Compliance-Angelegenheiten. Die Compliance-Managerin gilt als direkte Ansprechpartnerin für alle Compliance-rechtlichen Fragestellungen.

Unser Verständnis von Compliance

Compliance ist ein Ausdruck der Unternehmenskultur, die auf Werten wie Integrität, Fairness, Verantwortung, Zusammenhalt und Qualität basiert.

Die spiegelt sich auch in unserem Verhaltenskodex wider, der die Grundsätze, Überzeugungen und Verhaltensweisen beschreibt, die für alle Mitarbeitenden und Geschäftspartner:innen verbindlich sind.

Wir sind integer

Wir sind fair und schätzen unsere Mitarbeitenden

Wir schützen unsere Informationen und Vermögenswerte

Wir übernehmen Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft

Wir stehen für Qualität und Produktsicherheit

Wir kommunizieren offen und konstruktiv mit unseren verschiedenen Stakeholdern

Der Verhaltenskodex ist eine Richtschnur für unser tägliches Handeln und eine Selbstverpflichtung, die wir ernst nehmen. Wir erwarten von uns selbst und von unseren Geschäftspartner:innen, dass sie sich an die definierten Werte und Regeln halten und bei Zweifelsfällen oder Verstößen Unterstützung suchen. Nur so können wir das Vertrauen in unser Unternehmen stärken und unseren guten Ruf bewahren.

Transparente Lieferketten und die Einhaltung von Menschenrechten

Wir betrachten die Anerkennung und die Achtung von Menschenrechten und den Schutz der Umwelt als festen Bestandteil unseres Selbstverständnisses. Wir haben uns zum Ziel gesetzt, menschen- und umweltrechtliche Risiken in unserer Wertschöpfungskette mit den in unserer Grundsatzerklärung beschriebenen Maßnahmen zu identifizieren und zu adressieren.

Die Einhaltung unseres Supplier Code of Conducts gilt dabei als Basis für die Zusammenarbeit mit der Westfalen-Gruppe. Er definiert die Mindestanforderungen an unsere Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen hinsichtlich der Einhaltung von Gesetzen, Menschenrechten und Umweltstandards.

Zur Erreichung des Ziels einer nachhaltigen Wertschöpfungskette haben wir bei der Westfalen-Gruppe ein ESG-Management implementiert sowie eine Menschenrechtsbeauftragte bestellt. Außerdem führen wir regelmäßig Risikoanalysen durch, um menschen- und umweltrechtliche Risiken in der Lieferkette aber auch in unseren eigenen Geschäftsbereich besser einschätzen und managen zu können.

Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Grundsatzerklärung zur Achtung von Menschenrechten und Umwelt.

Schulungen

Compliance kann nur von der Organisation als Ganze getragen werden. Daher halten wir regelmäßige Schulungen zum Thema Compliance für unerlässlich. Beschäftigte aus dem Bereich Einkauf werden zusätzlich zum Thema Nachhaltigkeit und Transparenz in der Lieferkette geschult und für die Relevanz menschenrechtlicher und umweltrechtlicher Themen sensibilisiert.

Meldekanal

Unser Hinweisgebersystem ist eine Brücke zwischen Mitarbeitenden, Dritten und der Unternehmensführung. Vor dem Hintergrund der EU-Hinweisgeberrichtlinie, des Hinweisgeberschutzgesetzes sowie des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes hat die Westfalen Gruppe eine Stelle für Meldungen hinsichtlich möglicher Compliance-Verstöße errichtet, an die sich die Beschäftigten der Westfalen-Gruppe, aber auch dritte Personen wie beispielsweise Bewerber:innen, ehemalige Mitarbeitende, Praktikant:innen, Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen vertrauensvoll wenden können. Bei unserem Hinweisgebersystem (abrufbar unter Hinweisgebersystem Westfalen AG & Co. KG (vispato.com)) handelt es sich um eine vertrauliche Plattform, auf der Bedenken und Hinweise in Bezug auf mögliche Verstöße gegen unsere Compliance-Richtlinien sicher gemeldet werden können, welche es dann gewissenhaft zu überprüfen gilt. Wir schaffen damit nicht nur eine Kultur des Vertrauens, sondern ermöglichen es auch, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

DICO-Mitgliedssiegel. Westfalen AG ist DICO-Mitglied

DICO-Mitgliedschaft

Engagement und Weiterentwicklung sind uns wichtige Anliegen. Als Mitglied der Deutschen Initiative für Compliance (DICO) setzen wir uns aktiv dafür ein, Compliance nicht nur als Pflicht, sondern als integralen Bestandteil unserer Unternehmenskultur zu verstehen.

Die DICO repräsentiert einen Zusammenschluss von Unternehmen, die sich gemeinsam für eine ethisch einwandfreie Unternehmensführung einsetzen. Als Mitglied der DICO verpflichten wir uns zu einem intensiven Austausch über bewährte Praktiken, Trends und Herausforderungen im Bereich Compliance. Diese Zusammenarbeit ermöglicht es uns, von den Erfahrungen anderer Mitglieder zu lernen und gleichzeitig unser eigenes Know-how zu teilen.

Diese Mitgliedschaft stärkt unsere Position als verantwortungsbewusstes Unternehmen und zeigt, dass wir bereit sind, hohe Standards in Bezug auf Integrität und Ethik zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Außerdem ist sie für uns ein weiterer Schritt, um sicherzustellen, dass unsere Geschäftspraktiken anerkannten ethischen Standards entsprechen.

Wir sind überzeugt, dass der Dialog innerhalb der DICO dazu beitragen wird, unser Compliance-Programm kontinuierlich zu verbessern und den Anforderungen einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt gerecht zu werden.